Per comunicare in modo efficace e consapevole è necessario prima di tutto saper ascoltare il nostro interlocutore e limitare al minimo le barriere delle comunicazione

Noi tutti comunichiamo e attiviamo, spesso anche senza rendercene conto, processi di scambio e relazione reciproca con il nostro interlocutore.

Comunicare in modo efficace significa saper esprimere il proprio pensiero in ogni situazione, sia a livello verbale che non verbale (espressioni del viso, tono di voce, gestualità) in modo chiaro e coerente.

Ma soprattutto significa fare in modo di essere compresi dal nostro interlocutore.

Importante è conoscere quali sono e come influiscono le barriere della comunicazione sull’efficacia della comunicazione stessa e della relazione.

Dal momento che non si può non comunicare perché lo stesso silenzio comunica il desiderio di non comunicare, è bene tenere a mente quelle semplici regole della comunicazione note come gli Assiomi di Watzlawick (o Assiomi della Comunicazione).

Saper comunicare in modo efficace è importante tanto in campo lavorativo quanto in campo esistenziale.

In campo lavorativo comunicare in modo efficace ci permette di evitare errori e incomprensioni, di migliorare la qualità delle nostre relazioni e quindi il rapporto con colleghi e clienti.

In campo esistenziale la comunicazione efficace ci aiuta a migliorare il rapporto con le persone e con noi stessi, migliorando la qualità della nostra vita.

Vediamo insieme scopi e finalità di una comunicazione efficace, come limitare le barriere della comunicazione e come migliorare il nostro processo comunicativo.

Scopi della comunicazione

Una comunicazione efficace ha 4 finalità:

1. Trasmettere un messaggio comprensibile e coerente;
2. Migliorare il livello di comprensione del messaggio;
3. Assicurarsi che l’altro abbia compreso;
4. Agevolare il processo di relazione.

Vediamoli uno per uno.

1. Trasmettere un messaggio comprensibile e coerente

Quando parliamo non abbiamo la garanzia che il contenuto venga compreso, né che quanto detto giunga al nostro interlocutore in maniera coerente con le nostre intenzioni.

Affinché ci sia vera comprensione dobbiamo far in modo che la nostra comunicazione sia:

• chiara, facilmente comprensibile al nostro interlocutore;
• concisa, meglio evitare messaggi troppo lunghi;
• concreta, ossia supportata da esempi reali;
• veritiera, perché se vogliamo creare una relazione autentica non ha alcun senso mentire.

2. Migliorare il livello di comprensione del messaggio

Per fare in modo che il mio interlocutore mi comprenda devo considerare che le persone utilizzano i loro sensi anche nella comunicazione.

La Programmazione Neurolinguistica (PNL) ci insegna infatti che, per inviare o comprendere un messaggio, tendiamo a basarci su alcuni canali sensoriali.

La Programmazione Neurolinguistica (PNL in inglese neuro-linguistic programming, NLP) è un metodo di comunicazione definito come “approccio alla comunicazione, allo sviluppo personale e alla psicoterapia”.

Il nome deriva dall’idea che ci sia una connessione fra:

• i processi neurologici (neuro), 
• il linguaggio (linguistico), 
• gli schemi comportamentali appresi con l’esperienza (programmazione).

 Questi schemi vengono organizzati da ciascuno di noi per raggiungere specifici obiettivi nella vita.

Secondo la PNL le tipologie sensoriali sono 3: visiva, uditiva, cineastica.

Secondo la tipologia visiva abbiamo una memoria di tipo fotografico. Delle nostre interazioni ricordiamo soprattutto le immagini e per apprendere abbiamo bisogno di vedere come si fa oppure di avere un promemoria scritto.

La tipologia uditiva invece si basa sul fatto che la nostra memoria è fatta di suoni e per apprendere abbiamo bisogno di ascoltare bene le spiegazioni.

La tipologia sensoriale cineastica si basa sul fatto che ogni persona è molto sensibile alle impressioni che gli arrivano a pelle e nelle interazioni vive. Queste sensazioni sono presenti in modo maggiore rispetto alle parole o alle immagini.

È una tipologia sensoriale collegata alla manualità e dunque per ricordare ha bisogno di fare qualcosa piuttosto che vederlo o sentirlo.

Ricordiamo inoltre che la memoria è di tipo olfattivo, quindi dei posti o delle situazioni vissute tendiamo a ricordare maggiormente gli odori e le sensazioni provate.

Ognuno di noi utilizza tutte tre queste tipologie, anche se in modo diverso.

Ma torniamo alla comunicazione e cerchiamo di capire l’importanza dei diversi approcci sensoriali.

Se voglio inviare un messaggio a una persona che utilizza maggiormente il canale uditivo e lo faccio con la mia modalità che è, ad esempio, visiva, è molto probabile che il mio interlocutore mi comprenda poco.

Di qui l’importanza di cercare di modificare la propria modalità di espressione del messaggio in modo da renderlo maggiormente comprensibile se noto che l’altro ha difficoltà a comprendermi.

In questo caso, ad esempio, potrei utilizzare sia la comunicazione verbale, ma contemporaneamente fermare i punti essenziali del mio discorso in un foglio, utilizzando così anche la comunicazione visiva.

Ho già scritto di quanto sia importante oggi imparare a comunicare con empatia: leggi il mio articolo per capire come, grazie all’empatia, si possa creare un rapporto di fiducia dando valore agli altri e valorizzando se stessi.

L’importanza di una comunicazione che si basa sull’empatia

3. Assicurarsi che l’altro abbia compreso

Ricorda che:

Non è sufficiente esprimere un messaggio in modo chiaro e comprensibile per essere sicuri che l’altro ci abbia compreso.

Buona abitudine sarebbe quindi chiedere all’altro di riassumere quanto abbiamo detto (certo, senza fare i professori) con lo scopo di riformulare il discorso.

La riformulazione è molto importante perché ci permette di spiegare meglio ciò che si sta dicendo, evitando così fraintendimenti.

Ci permette inoltre di comprendere ciò che l’altro ha capito di quanto gli abbiamo detto e, quindi, di integrare e approfondire l’argomento.

4. Agevolare il processo di inter-relazione

Per agevolare il processo di scambio di informazione e di inter-relazione e far sì che il nostro interlocutore rimanga nella comunicazione in modo attivo è importante evitare alcune barriere della comunicazione.

Cosa sono le barriere della comunicazione?

Le barrire della comunicazione sono modalità che spesso utilizziamo in modo spontaneo per abitudine o per cultura. Evitarle non è semplice, ma dovremmo cercare di limitarle al minimo.

Le barriere della comunicazione tendono infatti ad essere percepite in modo negativo dal nostro interlocutore, portandolo spesso a chiudere la comunicazione.

Oppure a continuarla, ma mantenendo un approccio di tipo difensivo, per nulla efficace agli scopi di relazione.

Vediamo alcuni esempi di atteggiamenti che costituiscono barriere comunicative:

• Interpretare: è un modo di definire la parole dell’altro senza chiedergli conferma. Non è detto che corrisponda a verità.
• Giudicare: il giudizio pone l’altro sulla difensiva e la comunicazione continua in modo negativo, sempre che il soggetto non si allontani.
• Svalutare: sentirsi svalutati pone una grande barriera verso l’altro. Ci si sente non considerati e non compresi. La comunicazione non sarà più autentica né efficace perché l’altro viene visto come qualcuno che allontana.
• Punire: la punizione non è mai produttiva, per il semplice motivo che non gratifica. È difficile poi riprendere a comunicare con una persona che si sente umiliata.
• Sostituire: una persona in difficoltà con il proprio lavoro non va sostituita facendole credere di essere un incapace. Se lo scopo è quello di farle imparare il lavoro va affiancata e resa autonoma.
• Interrompere: è un atteggiamento che esprime non ascolto e non comprensione dell’altro, anche se pensiamo di sapere cosa vuole comunicarci o abbiamo fretta di rispondere.
• Pressare: serve solo a far aumentare l’ansia. Non serve a far tirar fuori il meglio di sé all’altro, anzi, il rischio è che reagisca con rabbia.
• Sviolinare: le gratificazioni sono importanti, ma devono essere sincere. Altrimenti, per la potenza del linguaggio non verbale, la non sincerità viene percepita e l’altro si sente poco stimato.

Ogni volta che utilizziamo questi modi di comunicare dobbiamo renderci conto che mettiamo l’altro in difficoltà e blocchiamo o rendiamo difficile la comunicazione.

Un approfondimento sulle barriere della comunicazione lo trovi nell’articolo Barriere della Comunicazione: impara a riconoscerle e ad evitarle per creare una comunicazione efficace e una relazione autentica

La comunicazione efficace: gestualità e contesto

Per comunicare in modo efficace è importante avere chiari innanzitutto il motivo e l’obiettivo della nostra comunicazione.

Dovremmo chiederci sempre:

• quale è il vero motivo per cui voglio comunicare ciò che ho in mente?
• cosa desidero che accada dopo che ho comunicato al mio interlocutore ciò che ho in mente?

Secondo la PNL (Programmazione Neuro Linguistica) nella comunicazione dobbiamo considerare alcuni aspetti:

1. Il significato della mia comunicazione è la risposta che ricevo.
   Ciò significa che il comportamento dell’altro è il risultato del mio modo di comunicare, è il feedback della mia comunicazione.
2. Non si può non comunicare.
3. L’unica informazione certa su una persona è il suo comportamento.
4. La persona non è il suo comportamento.
5. Non c’è mai fallimento, ma solo feed-back.

Aspetti da considerare per una comunicazione efficace

Nella relazione di comunicazione, inoltre, alcuni aspetti giocano un ruolo molto importante, e sono:

• lo sguardo tra gli interlocutori,
• a gestualità che accompagna le parole,
• il tono di voce,
• la capacità di ascoltare e di comprendersi a vicenda.

Ricorda che ascoltare è diverso da sentire. Senza ascolto non c’è comunicazione, perché diventa impossibile creare interazione tra te e le persone con cui stai parlando.

Negli anni la comunicazione si è evoluta: nei social, all’interno di gruppi o delle community, la comunicazione è cambiata e si generano comportamenti e reazioni ogni volta diversi.

Questo significa che il contesto modifica il modo di comunicare.

E vuol dire che la comunicazione, per essere efficace, non si focalizza più solo su chi parla e su ciò che dice, ma anche sul contesto in cui è inserita.

I social media hanno abbattuto le differenze di status e le relazioni oggi si basano sulla collaborazione, sulla trasparenza e sulla condivisione.

Le caratteristiche della comunicazione efficace

Una comunicazione efficace, ricapitolando, si caratterizza per:

1. Capacità di sintesi. Essere concisi significa comunicare tutte le informazioni importanti senza aggiungere dettagli inutili.

2. Considerazione della visione dell’altro. Conoscenze dell’altro e stato d’animo (con empatia) vanno prese in considerazione per modulare la nostra comunicazione e renderla efficace.

3. Completezza. La comunicazione deve contenere tutte le informazioni necessarie per valutare la situazione e raggiungere gli obiettivi in breve tempo.

4. Concretezza. La comunicazione efficace si basa su dati e fatti a supporto dei contenuti. Comunicare in modo concreto significa anche rispondere in modo preciso alle domande e sviluppare le argomentazioni richieste.

5. Chiarezza. Elemento importante per la chiarezza è l’uso della terminologia appropriata, al fine di ridurre fraintendimenti.

6. Credibilità. Comunicare in modo corretto, evitando errori di sintassi o di grammatica, migliora la chiarezza del messaggio e permette di acquisire credibilità come persona, a tutto vantaggio del messaggio e della relazione.

Anche in campo lavorativo le relazioni oggi si basano sulla collaborazione, sulla trasparenza e sulla condivisione.

Spero che questo articolo possa esserti d’aiuto per migliorare il tuo approccio comunicativo e relazionale.

Credo che tutti dovremmo continuamente mettere in discussione il nostro modo di comunicare con l’obiettivo di renderci migliori e valorizzare i nostri rapporti umani.

E tu, cosa ne pensi?

Se ti interessa approfondire le dinamiche comunicative puoi seguire sul mio Blog la sezione Comunicazione: puoi trovare tanti contenuti utili e suggerimenti per migliorare la tua comunicazione.

Articolo scritto a maggio 2020 e aggiornato nel mese di luglio 2023
Fonti: psicologi-italia.it