Sintesi, concretezza ed emozione: 8 consigli per una presentazione efficace

Le presentazioni sono all’ordine del giorno nel mondo del lavoro e della scuola. Ma quali sono le slide che funzionano meglio?

Oggi le slide sono all’ordine del giorno nel mondo del lavoro (riunioni, interventi a convegni, realizzazioni di un pitch per potenziali investitori) e nel mondo della scuola e delle università.

In realtà le slide sono una sorta di “salvagente” per tutti (così le definisce Luisa Carrada, esperta in copywriting): per il relatore, l’organizzatore, i convenuti al convegno, l’insegnante e gli studenti.

Ma come creare un presentazione efficace? Quali sono le slide migliori? 

Vediamo insieme quali sono gli elementi da considerare per creare una buona presentazione, che mantenga alta l’attenzione del pubblico e trasmetta il messaggio in modo efficace.

Le parole chiave di una buona presentazione

Una presentazione è prima di tutto un prodotto di comunicazione, con una rigorosa organizzazione interna.

Garr Reynolds, autore del popolare blog sulle presentazioni presentationzen.com ha creato sei slide che riportano le parole chiave di una buona presentazione.

Queste parole chiave sono:

Semplicità, sorpresa, concretezza, credibilità, emozione, narrazione.

E ha inserito un solo termine per slide.

Il fatto che ci sia una sola parola per slide significa che nelle presentazioni le parole scritte non sono le protagoniste: sono essenziali, certo, ma hanno la funzione di ancorare l’attenzione e anticipare le parole dell’oratore. E devono sorprendere, emozionare.

Parole scritte e parole parlate devono essere diverse e complementari, solo con qualche comprensibile sovrapposizione.

Ed è forse questo l’aspetto più complesso del creare una presentazione efficace: imparare a gestire il rapporto tra slide ed esposizione orale, rendere cioè coerenti i due canali comunicativi con lo scopo di valorizzare il messaggio.

Come procedere per creare una presentazione

Per creare una buona presentazione segui questi consigli:

1. Prepara una traccia
2. Crea presentazioni brevi
3. Ricorda l’importanza del titolo
4. Scegli con attenzione il carattere e cura la grafica
5. Usa un layout predefinito
6. Limitati a una sola idea per slide
7. Usa elementi grafici
8.  Non esagerare con le animazioni speciali e gli effetti di transizione

1. Prepara la traccia

Preparare la traccia di ciò che devi dire, il flusso della tua presentazione, ti servirà ad avere le idee più chiare e a presentare i concetti in modo più logico e ordinato.

Poi pianifica la struttura delle slide. Parti con una slide con il titolo, una con l’introduzione, una con l’indice degli argomenti, una con i soli titoli degli argomenti che tratterai.

Al posto dell’indice dettagliato potresti inserire il tuo obiettivo e quello che sarà il risultato. Oppure una bella domanda, a cui risponderai durante la presentazione.

In un secondo momento inserirai qualche call-to-action, immagini, citazioni, grafici e altro.

Nell’ultima slide riassumi il tuo messaggio in uno slogan originale, una citazione, il “succo del discorso” che è il tuo  obiettivo.

2. Crea presentazioni brevi

Ricorda questo concetto: in una presentazione le parole scritte sono importanti ma non devono trasmettere tutti i contenuti. 

Usa elenchi puntati per focalizzare gli elementi importanti o i dati, ma soprattutto per attirare l’attenzione verso ciò che devi dire. 

Evita di inserire troppo testo: parole scritte e parole parlate devono essere diverse e complementari.

La slide non deve essere esaustiva come una pagina di un libro, è piuttosto la traccia del tuo discorso. Mason scrive:

Considerate le slide come se fossero la punta dell’iceberg del vostro discorso, la sola parte visibile. Il resto dell’iceberg è dentro di voi.

3. Scegli con attenzione caratteri e cura la grafica

Assicurati che il font che hai scelto sia leggibile. I font di riferimento (quelli pensati per lo schermo) sono i classici Verdana, Georgia, Garamond, Trebuchet.

E scegli al massimo due tipi di font: uno per i testi e uno per i titoli.

La regola generale è di usare le dimensioni dei caratteri di circa 24 punti.

4. Ricorda l’importanza del titolo

Il titolo è il re del paragrafo, sempre. Lo è nelle pagine del web, negli articoli e anche nelle slide.

Il titolo è un concentrato di contenuto e, di ogni slide, deve trasmettere il messaggio principale.

Nei titoli (che devono avere lo stesso carattere in ogni slide) usa forme attive e parole chiave.

5. Usa un layout predefinito

La presentazione risulterà più convincente se tutte le slide sono omogenee.

Contenuti ed elementi grafici devono seguire lo stesso allineamento e, se puoi, usa i colori del tuo logo.

6. Limitati a una sola idea per slide

In ogni slide trasmetti un solo concetto e riducilo all’osso.

Elimina avverbi e aggettivi, privilegia fatti e dati, cerca di non scrivere più di sei righe. 

Seth Godin, che sulle slide ha scritto molto, è categorico:

Mai più di sei parole in una slide.

Giacomo Mason è più morbido e ci consegna dei limiti:

Se avete tanto testo nella slide di una presentazione avete un problema. Sopra i 600 caratteri è molto probabile che le persone non leggeranno la slide, sopra le 900 caratteri potete stare certi che non le leggeranno.

Le slide migliori, quelle dei grandi comunicatori (vedi Steve Jobs o Garr Reynolds), sono dunque quelle che hanno pochissimo testo.

Certo, il carisma di Jobs aiuta a mantenere l’attenzione e le slide di Reynolds si fanno amare per la loro empatia.

7. Usa elementi grafici

Immagini, diagrammi, tabelle e icone rendono la tua storia più interessante, comprensibile e memorizzabile.

8. Non esagerare con le animazioni speciali e gli effetti di transizione 

Animazioni eccessive ed effetti di transizione diversi tra diapositive indicano poca professionalità e distraggono l’ascoltatore.

Il mio consiglio è di utilizzare sempre la stessa animazione e usare un solo effetto di transizione, leggero. È più che sufficiente.

E dopo? “Qualcosa bisogna pur lasciare”

Il miglior complemento di una presentazione è un documento completo di tutti i contenuti che hai comunicato: slide, tabelle, dati e il testo del discorso stesso.

Puoi scegliere di fornire le stesse slide (in ordine e ben impaginate, 4 o 6 per pagina formato A4) e il testo del tuo discorso, in modo da far felice chi sostiene che “qualcosa bisogna pur lasciare”.

Sconsiglierei però di consegnare la stampa prima della presentazione. Informa piuttosto il tuo pubblico che “dopo” lascerai una copia delle slide a disposizione. Credo sia l’unico modo per mantenere l’attenzione.

Utilizzi anche tu questi criteri per creare le tue presentazioni o tendi a scrivere tanto testo?

E poi, lasci le slide al tuo pubblico?

Scrivimi nel box qui sotto!

Leggi anche: Perché comunicare con Empatia è uno strumento vincente: dai valore agli altri, valorizzi te stesso e crei fiducia

Testo consigliato: Giacomo Mason, Come si presenta con le slide, Tecniche Nuove 2009

Articolo del 20.11.2020 rivisto il 13.09.2022