L’emergenza epidemiologica causata dal Coronavirus ha determinato il ricorso per molti di noi allo Smart Working, il cosiddetto “lavoro agile”, che si svolge prevalentemente nella nostra casa.

Per Smart Working si intende una modalità lavorativa dipendente in cui non ci sono vincoli di orari e in cui non vi è una postazione fissa, ed è questo che lo differenzia dal “telelavoro”.

Anche se per molti si tratta di un modo di lavorare del tutto nuovo, in realtà lo Smart Working è stato adottato negli ultimi anni da un numero sempre maggiore di aziende, grazie anche all’inquadramento normativo con la Legge 81/2017.

Flessibilità, autonomia, responsabilizzazione e orientamento ai risultati: queste le parole chiave che sintetizzano la filosofia (e la pratica) che sta alla base dello Smart Working, che può essere applicato con numerosi vantaggi non solo all’interno delle aziende, ma anche all’interno della pubblica amministrazione.

Ma vediamo meglio cos’è lo Smart Working, come funziona e qualche consiglio per lavorare al meglio dalla propria abitazione.

 

Lo Smart Working: una rivoluzione culturale

Lo Smart Working scardina alla base consuetudini e approcci tradizionali del mondo del lavoro subordinato: possiamo leggerlo come una rivoluzione culturale e organizzativa del processo lavorativo.

Probabilmente sarà il modo di lavorare del futuro, basato su una cultura orientata ai risultati e su una valutazione legata alle reali performance.

Interessante la definizione che il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali dà dello Smart Working:

“lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Nel 2015, l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ne dava la seguente definizione:

“Si tratta di una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”

L’approccio lavorativo dello Smart Working presuppone quindi un profondo cambiamento culturale e una revisione radicale del modello organizzativo dell’azienda, sia essa pubblica o privata.

Il ripensamento e la riorganizzazione delle modalità lavorative avvengono non solo fuori, ma anche all’interno dell’azienda e questo si ripercuote anche sull’organizzazione degli spazi aziendali, che devono essere sempre più ispirati ai principi di flessibilità, virtualizzazione e collaborazione tra le persone.

 

smart working

Lo Smart Working offre numerosi vantaggi alle aziende e al lavoratore

 

Lavorare da casa: 8 consigli utili

Lavorare da casa ha certamente i suoi vantaggi, come la flessibilità di orari e luogo e il non doversi spostare. Ma come ogni situazione c’è anche l’altro lato della medaglia, come la facilità a distrarsi.

Quando si lavora da casa si rischia o di fare troppo oppure di essere disorganizzati e non rispettare le scadenze. Le distrazioni sono molte, soprattutto per chi ha figli.

Riporto di seguito alcuni consigli che possono essere d’aiuto a chi, in questi mesi, lavora da casa ma anche a chi, per tipologia di attività, ha impostato la sua professione da casa.

1. Scegli un angolo della casa e trasformalo nella tua postazione di lavoro

Avere in casa una postazione per svolgere il proprio lavoro, un angolo ben organizzato dove tenere tutto ciò che serve a portata di mano, è molto importante. Meglio se è un luogo luminoso e lontano da fonti di distrazione come frigorifero e televisione.

2. Stabilisci un orario di lavoro, comprese le pause

Bisogna darsi degli orari, proprio come in ufficio e rispettare le varie pause, specie per chi lavora seduto e al pc. Questa regola è molto importante, altrimenti si rischia di lavorare tutto il giorno (o di concludere poco). Ovviamente il tipo di attività incide, ma l’obiettivo non è lavorare di più ma lavorare meglio ed essere produttivi.

3. Vestiti come se dovessi uscire

Non lavorare in pigiama, vestiti e non lasciarti andare: l’immagine professionale è importante per se stessi e per gli altri. Anche perché può capitarti la videochiamata improvvisa.

4. Utilizza un buon tool per organizzarti al meglio

Per organizzare il proprio lavoro esistono tanti strumenti, alcuni gratis. Trello, Basecamp e Workzone, per citarne alcuni. Questi strumenti di project management servono a:

  • pianificare un progetto
  • condividerlo con colleghi o clienti
  • fissare scadenze
  • lavorare in team
  • definire il budget

Insomma, tutto quello che occorre per pianificare il lavoro anche con altri collaboratori.

5. Fissa le scadenze e rispettale

Quando si lavora da casa si tende a fissare delle scadenze a breve perché si pensa di avere più tempo rispetto a quando si lavora in ufficio. Ma non è così, non dobbiamo pensare di dedicare tutto il tempo al lavoro: abbiamo degli orari da rispettare e le pause servono proprio per ricaricarci.

Sicuramente per progetti importanti si possono fare delle eccezioni, ma è giusto che questa resti un’eccezione e non sia la regola.

Segnati il tempo che ti serve per portare a termine un progetto e usalo come esempio per fissare le tue scadenze.

6. Rispetta le pause e usale per muoverti

Per chi svolge un lavoro sedentario, fare attività fisica è un dovere. Il minimo è almeno 30 minuti di camminata al giorno e un po’ di stretching. Puoi fare gli esercizi a casa, ma se hai la possibilità esci all’aperto per camminare (purtroppo questo è il periodo meno adatto): ti aiuta a liberare la mente e a riprendere il lavoro con meno stanchezza.

7. Mangia in modo sano e bevi acqua

Lavorare da casa offre un altro grande vantaggio: potersi preparare dei pranzi salutari. Verdura, legumi, frutta e frutta secca non devono mai mancare: in questo modo si evitano problemi di sonnolenza e concentrazione. Ricordati di bere almeno un litro e mezzo di acqua al giorno (la classica bottiglietta d’acqua accanto al pc è sempre una buona idea).

8. Fissa un giorno della settimana per le Skype-call con colleghi e clienti

Troppe chiamate durante la settimana ti distraggono e deconcentrano dal tuo progetto. Meglio fissare un unico pomeriggio e concentrare le chiamate per poi riprendere il lavoro con più tranquillità.

Sicuramente non è facile mettere in pratica queste abitudini per lavorare da casa: i cambiamenti richiedono del tempo per imparare ad adattarsi a nuove realtà. Ma con l’impegno si raggiungono sempre dei buoni risultati.

 

Diffusione dello Smart Working: aziende a PA

Il percorso verso lo Smart Working nella PA è ancora all’inizio, anche se in crescita: infatti nel 2018 in Italia già il 56% delle grandi aziende aveva avviato iniziative strutturate di Smart Working, contro l’8% delle amministrazioni pubbliche (dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano).

Per favorire la diffusione dello Smart Working centrale è il tema della comunicazione, sia interna (mostrando i vantaggi dell’approccio) che esterna, attraverso la diffusione e la conoscenza delle buone pratiche realizzate.

Sono disponibili da luglio 2019 anche i primi dati sullo stato di avanzamento dello Smart Working nella PA, diffusi nell’ambito del progetto “Lavoro agile per il futuro della PA – Pratiche innovative per la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro“, finanziato dai Fondi Strutturali Europei.

I dati parlano di:

  • un 28% di amministrazioni già oltre la prima sperimentazione, quindi in una fase di sviluppo dei progetti di lavoro agile;
  • un 31% con sperimentazioni in corso;
  • un 41% in fase di avvio delle sperimentazioni.

In realtà quest’ultimo mese di sperimentazione di Smart Working (marzo-aprile 2020) ha trovato ampi consensi nel mondo dei gestori delle risorse umane, anche se all’inizio nessun capo del personale avrebbe voluto addentrarsi in una tale esperienza. Anche quelle realtà fino a pochi giorni prima impegnate in continue riunioni operative hanno scoperto le possibilità offerte dalle videoconferenze, anche collettive.

Chi pensava che solo il contatto tra capo e sottoposto potesse garantire controllo e produttività solo tramite contatto diretto (e dunque in azienda) si è dovuto ricredere.

Da un approfondimento sul Lavoro agile de Il Sole 24 ORE oggi sappiamo che:

  • ENI ha instaurato il lavoro agile per 16mila dipendenti in tutta Italia;
  • ENEL sono 36mila i dipendenti connessi al proprio team;
  • TIM ha coinvolto nello smart working più di 32mila dipendenti;
  • VODAFONE ha come obiettivo la totalità dei dipendenti in smart working (ora raggiunge il 95%);
  • MEDIASET ha 2,5mila dipendenti in lavoro agile;
  • CRIF, 5mila dipendenti in 4 continenti.

Ulteriori approfondimenti e casi sulla Guida de Il Sole 24 ORE.

 

Smart Working

Smart Working in Italia, prospettive per il futuro (Guida de Il Sole 24 ORE, fonte dati Osservatorio del Politecnico di Milano)

 

L’indagine di InfoJobs sull’attuale situazione di Smart Working in Italia

I dati emersi dall’indagine di InfoJobs in Italia rispecchiano un Paese che ha risposto all’emergenza utilizzando lo Smart Working in modo ampio: il 72% delle aziende ha messo a disposizione in tempi brevi mezzi e strumenti per permettere ai dipendenti e collaboratori di proseguire il lavoro da remoto.

Tuttavia, non tutte lle funzioni possono essere svolte in Smart Working.

Dai dati di InfoJobs risulta quindi:

  • i lavoratori italiani in smart working sono il 15%;
  • il 45% (50% per le donne) risulta a casa senza reddito;
  • il 25% risulta in congedo;
  • il 13% si reca ancora sul luogo di lavoro.

Ad oggi:

  • il 56% delle aziende che hanno attivato lo smart working dichiara di applicarlo per la prima volta;
  • il 29% l’ha esteso a più figure o su più giorni;
  • il 79% dei lavoratori afferma di adottare lo Smart Working per la prima volta;
  • per il 14,5% sono solo cambiate le modalità di fruizione;
  • per il 6,5% non c’è stato alcun cambiamento rispetto a prima.

Indagine Smart Working

Smart Working, Indagine InfoJobs, aprile 2020

 

Smart Working e tecnologia

La tecnologia (pc, tablet e smartphone) ha un ruolo importante nello Smart Working.

Come abbiamo detto in questo approfondimento, lo Smart Working implica anche una riorganizzazione dell’ambiente di lavoro dove la tecnologia ne diventa parte integrante ed è grazie a essa che forme di lavoro collaborativo sono possibili.

Secondo la legge il datore di lavoro non deve necessariamente mettere a disposizione del lavoratore le tecnologie per lavorare da casa: la logica è quella del Bring your own device (BYOD), ovvero la possibilità di usare i propri dispositivi personali fuori (e dentro) il posto di lavoro.

Ciò implica un’attenzione particolare ai temi della sicurezza, perché diventa fondamentale oggi, come non mai, proteggere sia i dati aziendali sia pc e tablet del dipendente.

 

 

Articolo a cura di Sara Soliman
AEsse Communication

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Sara Soliman

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